Wenige Firmen in Österreich sind derzeit SEPA-tauglich. Aber es gibt Ausnahmen. Die Energie Steiermark AG hat ganz im Sinne ihrer Vorreiterrolle in Sachen Innovation früh mit der Umstellung begonnen. Als eines der ersten Unternehmen wird der Energie­dienstleister über die Ziellinie gehen. Die Mitarbeiter haben die Umstellung mit eigener Energie und eigenen Ressourcen erfolgreich gemeistert. Das funktioniert gut, wenn man rechtzeitig startet.

Vier Buchstaben halten viele IT- und Fach­abteilungen im europäischen Zahlungsraum aktuell auf Trab: SEPA lautet die Disziplin oder ausgeschrieben Single Euro Payments Area, die Unternehmen ins Schwitzen bringt. Müssen sie ihre Systeme doch für den einheitlichen Zahlungsraum SEPA-fähig machen (siehe dazu blaupause, Ausgabe 2-13). Wer das Training jetzt noch nicht aufgenommen hat, dem könnte vor dem 1. Februar 2014 man­gels Kondition die Puste ausgehen. Und dann droht der Zusammenbruch. Aktuell ist bei vie­len österreichischen wie deutschen Unternehmen noch viel Luft nach oben. Wenige er­kennen den Ernst der Lage. Zum Glück gibt es innovative Vorreiter.

Energie Steiermark AG

Die Energie Steiermark AG ist das viertgrößte Energieunternehmen Österreichs mit den Kerngeschäftsfeldern Strom, Erdgas und Fernwärme. Auf in- und ausländischen Märkten verkauft der Energiekonzern mehr als 25.000 Gigawattstunden (GWh) Strom, 15.600 GWh Erdgas und 2.200 GWh Fernwärme. Die Energie Steiermark beschäftigt knapp 1.700 Mitarbeiter.
www.e-steiermark.com

Früh starten
 

Eine vorbildliche Vorbereitung hat die Energie Steiermark AG bisher hingelegt. Als eines der ersten Unternehmen in Österreich wurden dort SEPA-Projekte gestartet. Zunächst begann im Jahr 2010 die Umsetzung im Finanzwesen (FI). Das Personalwesen (HCM) folgte später. Der Grund: Einmal jährlich, mei­s­tens Anfang Mai, führt die IT-Abteilung einen Upgrade aller Module des SAP-Systems durch. „Im HCM haben wir gewartet, bis ein bestimm­ter Release-Stand gegeben war. 2011 lagen die Infotypen 9, 11 und 136, die Zahlungsinfor­mationen beinhalten, von SAP mit der IBAN ausgestattet vor. Damit fiel bei uns der Start­schuss“, erinnert sich Werner Steininger aus dem SAP Competence Center bei der Energie Steiermark. Zur Erläuterung: Im SAP-Sys­tem heißen die Informationseinheiten zur Ein­gabe der Personalstammdaten Infotypen.

Werner Steininger.

Meilensteine der IBAN/SEPA-Umsetzung

  • Getrennte Umsetzung Financials (FI) und Human Capital Management (HCM)
  • Kontinuierliche Pflege neuer Bankverbindungen bzw. bekannt gewordener IBAN ab 2010 (nur FI)
  • Generelle Umstellung auf IBAN mit Datenabgleich durch die Hausbank im Mai 2012 (nur FI)
  • SEPA-Zahlung mit eigenem Zahlweg seit Juni 2012
  • Umstellung aller Abbucher (Strom/Gas/Fernwärme) in 2013

Ordentlich aufräumen

Die erste Aktion im Projekt bestand da­rin, aufzuräumen. Seit 1996 ist der Energiedienstleister mit SAP unterwegs. Über mehr als eineinhalb Jahrzehnte hatten sich gut 12.000 Datensätze angesammelt – von Mitarbeitern, ehemaligen Mitarbeitern, Pensio­nisten, früheren Praktikanten und mehr. „Bei der Ersterhebung stellten wir fest, dass wir zwei Drittel der Datensätze nicht mehr brau­chen. Wir haben rund 8.300 Bankdaten abgegrenzt und auf den Zahlweg ‚Barauszahlung‘ gesetzt. Die gibt es bei uns nämlich nicht“, erklärt Werner Steininger. Bei den Em­p­fängerschlüsseln, bei denen Informationen über Empfänger von Banküberweisungen hin­terlegt werden, etwa Betriebsratsumlage, Ge­werkschaft oder auch Pflegegeldüberweisun­gen, war es ähnlich. Dieser Datenbestand wur­de um ein Drittel reduziert.

Für ihn und seine Kollegen war es aber später eine enor­me Arbeitserleichterung. So mussten nur noch jene Mitarbeiterdaten „angefasst“ werden, die eine Zahlung erhalten. Bei großen Konzernen stellt sich die Frage, ob Aufräumarbeiten zu erfolgen haben. Möglicherweise werden die Daten bereits beim Ausscheiden eines Mitar­beiters bereinigt. Diese Entscheidung müssen Unternehmen aber für sich treffen.

Bei der Ersterhebung stellten wir fest, dass wir zwei Drittel der Datensätze nicht mehr brau­chen. Wir haben rund 8.300 Bankdaten abgegrenzt und auf den Zahlweg ‚Barauszahlung‘ gesetzt. Die gibt es bei uns nämlich nicht“
Werner Steininger
SAP Competence Center, Energie Steiermark AG

Ausgiebig testen

Im September 2011 wurde der erste Test­­datenträger erstellt und an die Hausbank ge­schickt. Anders als im Vorfeld angekündigt, kamen die in IBAN konvertierten Daten inner­halb von einer Woche zurück. „Das war po­si­tiv im Hinblick auf die Produktivsetzung“, blickt Werner Steininger in die Zukunft. Erstaunt war das Team über die durchschnittliche Fehlerrate. Die lag bei den Bankver­bin­dungen und den Empfängerschlüsseln bei et­was über einem halben Prozent. Bei den Pfän­­dungen belief sie sich auf 1,5 Prozent. Die Feh­ler lagen bei geschlossenen oder nicht exis­ten­ten Konten beispielsweise von Mitarbeitern, die ihre Bankverbindungen geändert haben, oder Konten von ausgeschiedenen Mitarbei­tern oder Tilgungen, die bereits erfolgt waren. Zur Behebung gab es zwei Möglichkeiten: Man informiert sich beim Mitarbeiter, lässt sich BIC und IBAN geben oder man holt aktuelle Informationen bei der jeweiligen Bank ein. Bei zwei Bankverbindungen konnte von der Hausbank keine Umsetzung der Kontonummern durchgeführt werden, denn für die angegebene Bank gab es keine generierten IBANs. Wegen der geringen Anzahl derartiger Fehler wurde der Infotyp 0009 aufgerufen, die von SAP angebotene IBAN bestätigt, gespeichert und zunächst einmal gewartet, ob die Zahlungen an­kommen. Was der Fall war. Bei nur zwei Mit­arbeitern mit diesem Fehler konnte dieses überschaubare „Risiko“ prob­lem­los eingegan­gen werden. Im Oktober 2011 erfolgte dann die Produktivsetzung.

Wichtig war dabei, nach der Einspielung die­ser rückgemeldeten Daten sofort eine Testabrechnung durchzuführen, eine Zahlung um­zusetzen und diesen Zahlungsdatenträger an die Bank zu geben. Das O.K. der Bank folgte prompt: Dieser Datenträger passt und ist ver­arbeitbar. Schließlich nutzt es nichts, wenn die IBAN vorhanden ist, es bei der Verrechnung aber Ungereimtheiten gibt. Der Vorteil ist, eine Hausbank mit einem Ansprechpart­ner zu haben, der seine Kunden gut betreut. Und so war ein weiterer Meilenstein im Pro­jekt abgeschlossen. Haken dran!

Drei Haupthinweise

  • 1403282 (IBAN Österreich, STUZZA-Verfahren)
  • 1452982 (IBAN im HCM) und ganz aktuell
  • 1874075 (SEPA im HCM – Sammelhinweis) mit umfangreicher Dokumentation

    Das sind die Haupthinweise, aus denen man sich sehr viele Informa­tionen beschaffen kann.

Schwung mitnehmen

Als Nächstes folgten im Herbst 2012 die SEPA-Arbeiten. Der Aufwand hielt sich dabei in Grenzen, die Infotypen auf den SEPA-Zahl­weg umzustellen, eine Zahlung durchzuführen, Datenträger zu erstellen und das O.K. von der Bank zu bekommen, dass auch diese lesbar sind. Die Tests waren sehr ermutigend. „Wir haben SEPA nicht sofort umgesetzt, weil sich beim Zahllauf Gravierendes im Vergleich zum alten Format geändert hatte. Man kann kein Durchführungsdatum mehr mitgeben. Deshalb sagten wir im Herbst, wir warten auf den Upgrade im Mai 2013 und hof­fen, dass die Funktion ‚Durchführungsdatum‘ wieder im System von SAP zur Verfügung steht. Das war leider zu diesem Zeitpunkt nicht so“, blickt Werner Steininger zurück (Anm. d. Re­dak­tion: Hierzu hat sich zwischenzeitlich sei­tens SAP etwas getan, siehe Kasten mit „Ex­kurs: Durchführungsdatum“, Seite 16).

Um den Schwung der frühen Umsetzung nicht zu verlieren, beschloss das Team, trotzdem mit zehn ausgewählten Mitarbeitern aus der Personalverrechnung und der IT produktiv zu gehen. Alle sind im elektronischen Banking unterwegs und können sehr schnell nachvollziehen, ob die Überweisung angekommen ist und ob die elektronisch angezeigten Buchungsbelege alle Daten beinhalten, die auch vorher da waren. Zudem sind die Mitarbeiter Kunden bei unterschiedlichen Banken und konnten fast live miterleben, ob die Überwei­sung funktioniert. Das Ergebnis: Bei demjeni­gen, der bei der Hausbank Kunde ist, landete das Geld drei Stunden nach der Freigabe auf dem Konto. Die anderen Kollegen erhiel­ten die Überweisung am nächsten Morgen. Technisch funktioniert demnach alles. „Wir können getrost mit unseren 1.500 Mitarbeitern und den 500 Pensionisten, für die wir die Personalverrechnung durchführen, den Sprung in die SEPA-Zahlung wagen“, ist Werner Stei­ninger optimistisch. Die SEPA-Umsetzung für den gesamten Konzern erfolgt im Sommer.

Im letzten Schritt werden mehrere tausend Strom-, Gas- und Fernwärmekunden umge­stellt, die ihre Rechnungen von ihren Konten einziehen lassen. Das erfolgt in den nächsten Monaten, sodass die Energie Steiermark bis Februar 2014 bereit ist für den Stichtag mit den vier großen Buchstaben.

Worauf muss man achten?

  • Eigener Zahlweg sinnvoll, bei getrennter Umsetzung FI und HCM unbedingt erforderlich
  • Testumsetzung und Datenträgerabnahme durch die Hausbank für alle HCM-Zahlungen: Monatsabrechnung,
        Reisekosten, Vorschüsse, Zahlungen an diverse Zahlungsempfänger (u.a. Betriebsrat, Gewerkschaft, Pfändungen)
  • Datenträger für IBAN-Umsetzung je Infotyp und Tabelle getrennt erstellen
  • Formularanpassungen Entgeltnachweis, Datenbegleitzettel, ESS-Services
  • Vorprogramm mit optionaler Eingabe eines Fälligkeitsdatums und neues Zahlungsträgerprogramm für SEPA-Zahlung
  • Aufbereitung „Verwendungszweck“ begrenzt mit 4 Zeilen je 35 Zeichen -> werden von den Banken
        unterschiedlich aufbereitet

Termindruck steigt

Die SEPA-Sensibilität in den Firmen wächst. Der zeitliche Horizont wird jetzt aller­­dings etwas knapp. Eine getrennte Umsetzung von FI und HCM ist dabei, laut Werner Steininger, kaum mehr möglich und auch nicht mehr sinnvoll. Gut, wer voraus­schauend ge­plant hat. „Wir sind Vorreiter in Österreich“, weiß Werner Steininger. Und freut sich, dass er und sein Team in der Disziplin SEPA-Um­stel­lung die Nase vorn haben. Die Generali (siehe blaupause, Ausgabe 2-2013) ist ihnen dicht auf den Fersen. Schön, wenn man ein klei­nes Wettrennen aus der Umstel­lung ma­chen kann und ein Projekt wie SEPA sportlich sieht.

Exkurs: Durchführungsdatum (Stand: 06.08.2013)

Bevor SAP SEPA-Funktionen zur Verfügung stellte, hat die Hausbank anhand des im Datenträger mitgegebenen Durchführungsdatums die Einbuchung der Über­weisungsbeträge tagesgenau gesteuert. Durch Wegfall dieses bisher bei der Erstellung des Zahlungsträgers eingebbaren Durchführungsdatums sollte nunmehr entweder die Personalverrechnung oder die Treasury-Abteilung die Weiterleitung der Zahlungsdateien zur termingerechten Verbuchung manuell steuern.

Inzwischen wird von SAP eine Lösung angeboten, die eine Eingabe des bisherigen Durchführungsdatums ermöglicht. Während bisher im Zahlungsträger-Report RFFOAT_P das „Durchführungsdatum“ mitgegeben werden konnte, wurde die Eingabe eines „Fälligkeitsdatums“ in das Vorprogramm Datenträgeraustausch mehrere Zahlläufe (Report RPCDTAA0) bzw. separater Zahllauf (Report RPCDTBA0) verlagert. Ein erster Test war erfolgreich, der erstellte Datenträger wurde von unserer Hausbank überprüft und abgenommen. Damit sollte die SEPA-Zahlung genauso ablaufen können wie die bisherige Zahlung.



Bildnachweis: DSAG


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