26.08.2013

Am 1. Februar 2014 endet die Übergangsfrist zum neuen europäischen SEPA-Format für Überweisungen und Lastschriften. Die Deutsche Telekom hat ihre „Schäfchen“ schon fast im Trockenen – eine Ausnahme in der deutschen Unternehmenslandschaft.

Mit einem groß angelegten Programm aus insgesamt 24 Einzelprojekten macht sich die Deutsche Telekom fit für die endgültige Einführung des SEPA-Zahlungsverkehrs: „Wir haben sehr rechtzeitig ein umfassendes Pro­gramm aufgesetzt, um SEPA anzugehen, und schon im letzten Jahr mit der Umstellung be­gonnen“, sagt Niels Johannsen, IT-Programm­leiter für die SEPA-Einführung bei der Telekom.

Dabei ist Niels Johannsen für die IT-Systeme verantwortlich – allein damit ist es aber nicht getan: „Wer glaubt, dass sich der SEPA-Zah­lungsverkehr einfach durch das Einspielen eines Software-Updates erledigen lässt, ist ganz sicher auf dem Holzweg“, sagt er. Denn SEPA betreffe eben nicht nur die IT-Systeme, sondern natürlich auch die Buchhaltung und alle Bereiche, wo Kunden ins Spiel kommen. Bei der Telekom mit jährlich rund 83 Millionen Kundenkontakten sind nahezu alle Unternehmensteile betroffen – wie bei vielen anderen Dienstleistern auch.

Vor allem das SEPA-Lastschriftverfahren, das verbindlich zum ersten Februar des nächsten Jahres installiert sein muss, erfordert einschneidende Veränderungen, die eben nicht nur die Zahlungssysteme betreffen: „Wir ha­ben es deshalb von Anfang an als ein gemein­sames Programm von IT und Finanzen aufgesetzt und zusammen die Vorgehensweise und Roadmap festgelegt“, sagt Programmleiter Johannsen, der auch zum SEPA-Kern­team der DSAG gehört. Im Herbst dieses Jah­res soll die Umstellung abgeschlossen und das Unternehmen fit für SEPA sein. Das ist nicht die Regel in der deutschen Unternehmenslandschaft. Denn obwohl SEPA-Über­wei­sungen seit 2009 möglich sind, machen sie bisher weniger als sieben Prozent des Über­­weisungsverkehrs der deutschen Unter­neh­men aus. An der SAP-Software liegt das offenbar nicht: Denn seit 2006 stellt der Soft­ware-Anbieter SEPA-Funktionen bereit. Mitte 2012 haben sich dann SAP-Anwenderunternehmen mit der DSAG und der SAP zusammengesetzt und eine Arbeitsgruppe gebildet, um die noch notwendigen Software-Erweite­rungen für SEPA aus Praxissicht zu besprechen. Inzwischen sind alle Anpassungen auf Seiten der ERP-Software verfügbar oder deren Auslieferung steht unmittelbar bevor, sodass sie in die bestehenden Systeme eingespielt werden können. „Nachdem erst mal nichts pas­siert war, waren wir schon erstaunt, wie schnell und präzise die SAP unsere Anforderungen dann umgesetzt hat“, erklärt Niels Johannsen. Die SAP-Systeme bei der Telekom sind schon mit den SEPA-Erweiterungen ausgestattet und laufen weitgehend problemlos.



„Pre-Notification“ zwingend vorgeschrieben

Wer glaubt, dass sich der SEPA-Zah­lungsverkehr einfach durch das Einspielen eines Software-Updates erledigen lässt, ist ganz sicher auf dem Holzweg.
Niels Johannsen
IT-Programmleiter bei der Telekom

Bei Unternehmen, die selbst entwick­el­te Software einsetzen oder größere Anpassungen an Standard-Systemen gemacht ha­ben, dürfte der Aufwand für die SEPA-Integration erheblich größer ausfallen. Dabei ist die An­passung der Software zwar unabdingbare Vo­r­aussetzung, löst aber eben nur einen Teil der Probleme. Denn SEPA betrifft über die Zahlungssysteme hinaus einen Großteil der Pro­zesslandschaft. Besonders für die soge­nan­n­te Pre-Notifi­cation müssen voll­kommen neue Prozesse installiert werden. Dabei handelt es sich um eine Vorankündigung, die Debitoren über eine zu erwartende Abbuchung informiert. Eine solche Ankündigung war bisher nicht er­forderlich, ist aber jetzt für SEPA zwingend vorgeschrieben. „Dafür müssen nicht nur Pro­zesse verändert oder neue installiert werden, sondern auch alle beteiligten Mitarbeiter in­formiert und geschult werden“, sagt Niels Jo­hannsen. Auch auf der technischen Seite sind über die Installation der SEPA-Erweiterungen und die Anpassung der Bearbeitungsmasken hinaus weitere Aspekte zu berücksichtigen: „So steigt etwa der Netzwerkverkehr durch den bei SEPA zwingend vorgeschriebenen Daten­austausch im XML-Format um das Drei- bis Fünffache. Das muss man natürlich in die Ka­pazitäts- und Netzwerkplanung einbeziehen“, weiß der Telekom-Programmleiter.

 

SEPA bringt nur geringe Vorteile

Über die Kosten, die das Projekt bei der Telekom verursacht, will er nicht reden. „Weil wir typischerweise in nationalen Gesellschaf­ten organisiert sind, profitieren wir kaum von der zugegebenermaßen einfacheren und kos­tengünstigeren Abwicklung des internationa­len Zahlungsverkehrs“, sagt DSAG-Mitglied Niels Johannsen. Denn trotz der gewaltigen Anzahl von mehr als 180 Millionen Mobilfunk-, Festnetz- und Breitbandkunden in mehr als 50 Ländern machen die jeweiligen nationalen Zahlungsvorgänge bei der Telekom den weit­aus größten Teil des Zah­lungsverkehrs aus. Und dabei bringt SEPA, gemessen am notwendigen Aufwand, nur ge­ringe Vorteile.

Liquiditätsengpässe und Zahlungsausfälle drohen

Zudem sind längst nicht alle Rechtsfra­gen geklärt: So ist u.a. noch offen, wie zukünftig das elektronische Mandat, das die ehe­malige Einzugsermächtigung ersetzt, für SEPA aussieht und wie es erteilt werden kann. „Es gibt noch Lücken bei der deutschen Kreditwirtschaft für die Übernahme der europäischen Regularien, deswegen bleibt die SEPA-Arbeitsgruppe auch in der DSAG weiter bestehen“, sagt Niels Johannsen.

Auf einen Aufschub oder Ausnahmen sollte indes niemand hoffen. Denn die Änderung einer EU-Verordnung, die für eine Fristverlängerung nötig wäre, hätte einen Mindestvorlauf von einem Jahr – und wäre bis Februar nächsten Jahres gar nicht mehr möglich. SEPA kommt also mit Sicherheit. Wer bis zum Stichtag nicht umgestellt hat, wird Probleme bekommen. „Viele Unternehmen machen sich die Konsequenzen noch gar nicht klar“, sagt Niels Johannsen. Denn wenn sie im nächsten Februar feststellten, dass Abbuchungen bei ihren Kunden nicht mehr möglich sind, könne das zu Liquiditätsengpässen bis hin zu nicht unerheblichen Zahlungsausfällen führen. „Große Teile der deut­schen Wirtschaft sind gerade dabei, den Start­zeitpunkt für SEPA zu verpassen.“

TIPPS von Niels Johannsen, SEPA-Programmleiter IT der Deutschen Telekom

  • Keine Zeit mehr verstreichen lassen – unbedingt sofort ein SEPA-Projekt aufsetzen. Im schlimmsten Fall können
        Liquiditätsengpässe bis hin zur Zahlungsunfähigkeit eintreten.
  • Wenn ein SEPA-Projekt erfolgreich umgesetzt werden soll, müssen Finanzen und IT gemeinsam mit allen
        betroffenen Abteilungen planen und umsetzen.
  • SEPA wird häufig unterschätzt: Es hat neben IT- und Buchhaltungssystemen Auswirkungen auf viele
        Unternehmensbereiche wie etwa Kundenbetreuung, Support, Vertrieb, Formularwesen bis hin zur
        Planung der IT-Kapazitäten.
  • Besonders für die zwingend vorgeschriebene sogenannte „Pre-Notification“ müssen neue Prozesse
        installiert werden.
  • Alle betroffenen Bereiche müssen rechtzeitig informiert, mit den neuen Abläufen vertraut gemacht und
        im Bedarfsfall geschult werden.



Bildnachweis: DSAG


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