Bei der Bank für Sozialwirtschaft kommt der SAP Solution Manager seit mehreren Jahren zum Einsatz. Kürzlich stand der Upgrade auf die neue Version 7.1 im Auftragsbuch der IT-Abteilung. Erfahrungen und Tipps aus einem gut organisierten Projekt mit Coaching-Ansatz.

Entgegen dem allgemeinen Trend im Bankenumfeld entwickelt sich die Bank für Sozialwirtschaft AG stark. Die Wachstumskurve zeigt kontinuierlich nach oben. Und auch die BfS-Aktie der Bank für Sozialwirtschaft verzeich­nete einen regelrechten Kurs­sprung im ver­gangenen Jahr. Ein schönes Geschenk zum 90. Geburtstag, den das Institut 2013 feiert.

Ohne Werkzeug ging es nicht mehr

Mit dem über Jahre ungebrochenen Auf­wärtstrend stiegen entsprechend die Aufgaben der heute 70-köpfigen IT-Abteilung. „Irgendwann konnte ich beim Einführungsprojekt von SAP ERP mit meiner Excel-Tabelle das Ticketing und das Testmanagement nicht mehr stemmen“, erinnert sich Willi Hackenbroch, der in der EDV-Organisation arbeitet, aber auch für das Qualitätsmanage­ment zuständig ist. „Ohne ein Werkzeug für Incident- und Testmanagement war das Gan­ze nicht mehr durchzuführen. Wir brauchten mehr Übersicht über die Aktivitäten.“ Aus diesem Grund wurde im Jahr 2006 der Solution Manager bei der Bank für Sozialwirtschaft zentral eingerichtet. Das Werkzeug hat sich über die Jahre bei den Mitarbeitern etabliert und deckt die folgenden Aufgaben ab, die aus den Workcentern resultieren:

  • Change Management (in Verbindung mit Quality Gate Management)
  • Projektverwaltung bei Einführung/Upgrade
  • Incident Management (Kernfunktion wird als Weboberfläche genutzt)
  • Testmanagement
  • Assistent zur Lösungsdokumentation
  • Systemverwaltung und Monitoring

Um die wesentlichen Anforderungen der Mitarbeiter umfassend abzudecken, wurde der Solution Manager früher in einigen Bereichen um Sonderfunktionen erweitert. Da­zu zählt beispielsweise der direk­te E-Mail-Versand aus dem Solution Manager he­raus. Das Beson­dere dabei war, dass ein Link in der E-Mail enthalten war, der auf die betref­fende Meldung verwies, um alles zu verknüp­fen. Diese Funktion sollte nach dem Upgrade auf 7.1 ebenso wieder zur Verfügung stehen wie die zuvor ergänzte Volltextsuche und die Screenshot-Einbindung bei Meldungen im Bereich Incident Management.

Nahezu alle SAP-Anwender bei der Bank für Sozialwirtschaft AG nutzen das Administrations-Werkzeug heute. Kein Wunder, lautet die Maßgabe doch „Keine IT-Änderung ohne Solution-Manager-Meldung“. Sonst fängt die IT erst gar nicht an zu arbeiten, sind doch die Änderungen sonst nicht genehmigt. Das gilt auch bei Non-SAP-Systemen und muss für diese genutzt werden.

Willi Hackenbroch
Willi Hackenbroch

Gründe für Upgrade vielfältig

Nachdem die aktuelle Version des Solution Managers u.a. mit neuen, interessan­ten Funktionen aufwartet, stand der IT-Mannschaft der Upgrade des Werkzeugs ins Haus. Das Projekt verlief in zwei Schritten. Von Februar bis Juni 2012 lief der große Upgrade auf die Version 7.1 mit Service Pack 4. Von November 2012 bis Januar 2013 erfolgte dann der kleinere Sprung auf Service Pack 7. Das war notwendig, weil SAP-Kunden bei Neu­einfüh­rungen vertraglich verpflichtet sind, auf dem neuesten Release zu sein, und diese Situation mit der geplanten Implementierung vom SAP Business Warehouse und der SAP Payment Engine, einer Zahlungsverkehrsplattform für Banken, gegeben war. Ein wei­terer wichtiger Treiber bestand in dem einfacheren User Interface der neuen Version. Da die Oberfläche auf der gleichen Basis wie SAP CRM beruht und die Anwender in der Bank für Sozialwirtschaft damit schon länger vertraut waren, erwartete das Team um Willi Hackenbroch eine intuitiv zu bedienende Web-Oberfläche, die die Akzeptanz bei den Nutzern weiter erhöht. Ein zusätzlicher Pluspunkt, der für das Update auf die neue Version des Tools sprach.

Projekt nach Plan

Im Januar 2013 wurde der Solution Manager 7.1 auf Service Pack 7 in Betrieb genommen. Eine sorgfältige Vorbereitung war der Erfolgsfaktor für das Projekt. Zunächst galt es, folgende Fragen zu klären und Schritte durchzuführen:

Headline

  • Sandbox im Vorfeld aufsetzen, damit das Update bewertet werden kann. Ein Anforderungskatalog lässt sich auf
        dieser Grundlage detaillierter erarbeiten.
  • Service-Desk-Oberfläche „Web-User- Interface“: Was muss angepasst werden?
  • Technischer Upgrade: zeitlichen Aufwand ermitteln.
  • Berater-Einsatz: Umfang der externen Unterstützung klären.
  • Altlastenproblematik diskutieren: Wie geht man mit den ca. 13.000 Altmeldungen um, von denen 500 noch offen waren? Die Altmeldungen sollten weiterhin zur Verfügung stehen.
  • Anforderungsworkshop durchführen mit Berater. Ergebnis: Aufwandsschätzung (Berater) in Verbindung mit einem Anforderungskatalog.
  • Solution-Manager-Projekt 7.1 mit Testfällen anlegen.
  • Projekt- und Produktivsetzungsplan erstellen.

Insgesamt waren vier Mitarbeiter aus der Systemtechnik (SAP Basis), der Software-Entwicklung, der EDV-Organisation und ein externer Berater beteiligt. Die Consulting-Unterstützung war dabei notwendig, weil noch keine Erfahrungen mit der Einführung und mit Upgrades des Solution Managers bestanden. „Gerade auch weil wir auf eine neue Oberfläche gegangen sind, waren so viele Tätigkeiten zu erledigen, dass wir es nur mit fremder Unterstützung schaffen konnten“, er­innert sich Willi Hackenbroch. Hierfür wurde ein Coaching-Ansatz gewählt.

Coaching-Ansatz bringt mittel­fristig Kostenersparnis

Mit dem Training-on-the-Job-Prinzip ist das Projektteam unter dem Strich gut gefahren. Die Berater sind das Coding speziell bei den Sonderfunktionen E-Mail-Versand und Volltextsuche mit den beiden im Projekt befindlichen Software-Entwicklern der Bank durchgegangen. Das Ganze wurde im Anschluss zusätzlich sorgfältig dokumentiert, wodurch sich ein Mehraufwand von ca. acht Tagen für das Coaching ergab. „Bei den Nach­arbeiten zum Service Pack 4 hat sich dieser Ansatz bereits ausgezahlt. Außerdem können wir den Solution Manager heute selber warten“, freut sich Willi Hackenbroch. Künf­tig ist bei ähnlichen Projekten mit einem verminderten Beratereinsatz zu rechnen. Ganz abgesehen von der großen Zeitersparnis, die sich durch die Unabhängigkeit von Berater-Terminkalendern ergibt. „Das hat sich gelohnt. Kleinere Funktionen sowie kleinere Upgrades können wir heute schon selbst umsetzen. Wir erwarten hier mittelfristig eine deutliche Kostenersparnis“, bilanziert der IT-Experte von der Bank für Sozialwirtschaft.

Erfahrungen für mittelständische Unternehmen

Alles in allem ist das Projekt gut durch­gelaufen. Für Anwender, die sich in einer ähnlichen Situation befinden, hat Willi Hackenbroch noch ein paar Hinweise parat. Noch vor der Einführung wurde eine Art „Wunschliste“ für das Incident Management aufgesetzt. Diese bestand aus einer Word-Datei, die zentral abgelegt war. Sinnvolle Wünsche wie etwa Textfelderweite­run­gen, neues Terminfeld oder automatisch ein­gesetzte E-Mail-Absender konnten von der Software-Entwicklung selbstständig und kurz­fristig eingeführt werden. Auch ein gestrafftes Einstiegsmenü, damit sich Gelegenheitsanwender sofort zurechtfinden, stand auf dem Wunschzettel. Auch diese Anforderung ließ sich im Rahmen des Coaching-Ansatzes berück­sichtigen.

Kleinere Funktionen sowie kleinere Upgrades können wir heute schon selbst umsetzen. Wir erwarten hier mittelfristig eine deutliche Kostenersparnis.
Willi Hackenbroch
arbeitet in der EDV-Organisation bei der Bank für Sozialwirtschaft

Sauberes System braucht Konfiguration

Eine ganz wesentliche Projektmaßnah­me für das Team waren die Guided Procedures. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es sich lohnt, den geführten Prozess für den Solution-Manager-Setup nach dem Upgrade vollständig und sorgfältig durchzugehen, um negative Folgen beim nächsten Upgrade zu vermeiden. Das betrifft die Konfiguration des Solution Managers für die einzelnen Module. „Das gilt auch, wenn man einzelne Teile gar nicht nutzt“, weiß Willi Hackenbroch heute. Wer ein „sauberes“ System haben will, kommt an dieser Transaktion nicht vorbei. Weiterhin gilt es, alle Masterhinweise einzuspielen und zu prüfen, ob alle Folgehinweise auf dem System vorhanden sind.

Last but not least rät das BfS-Team, bei einem bestehenden Berechtigungskonzept parallel die neuen Rollen anzupassen und zu übertragen. Falls die Zeit dafür nicht reicht, sollte dieser Punkt unbedingt zeitnah nachgearbeitet werden. So wurde die Oberfläche im CRM angepasst und zwei neue Rollen ausgeprägt – für IT-Mitarbeiter eine komplexe mit zahlreichen Funktionen und für Mit­arbeiter aus dem Fachbereich eine schlanke mit den wichtigsten Funktionen. Das musste gemacht werden, denn sonst hätte die Oberfläche, weil sie neu war, beim Incident Management nicht genutzt werden können. Die Konfiguration hat alles in allem einige Zeit in Anspruch genommen.

In Sachen „Altlasten“ hat die EDV-Organisation ebenfalls wertvolle Erfahrungen gesammelt. Da eine Migration der Meldungen ins neue System zu aufwendig war, aber un­bedingt erfolgen musste, wurde der Ansatz der Verlinkung gewählt. So ist der Zugriff weiterhin über das alte SAP GUI möglich.

Für die Zukunft stehen weitere Projekte im Rahmen des Solution Managers 7.1 auf dem Programm. So sollen weitere Services wie der SAP Going Live Check durchgeführt wer­den, um zu prüfen, ob der Upgrade gut durch­gelaufen ist. Die SAP-seitige Prüfungsfunktion erfolgt dann im Rahmen von Enterprise Support kostenlos. Außerdem soll das SAP Release Management erweitert werden. Ge­plant ist, die Nutzung des Solution Managers immer weiter auszudehnen und die EDV-Organisation in ihrem Tagesgeschäft zu ent­lasten. Ein gutes Vorhaben, betrachtet man den Wachstumspfad, auf dem sich die Bank für Sozialwirtschaft derzeit doch befindet.

Bildnachweis: DSAG

SAP-Systemlandschaften

Meist 3-Systemlandschaften:

  • SAP ERP (Kernbankenlösung seit 2006)
  • SAP CRM (2008)
  • SAP BW (in 2013)
  • SAP PE (in 2013)
  • Diverse weitere Nicht-SAP-Systeme
  • Solution Manager (2-Systemlandschaft seit 2006)



 

Leitfaden Solution Manager

Anfang 2013 hat die DSAG-Unter­arbeitsgruppe Projektmethodik aus dem Arbeitskreis Service & Support ein aktualisiertes E-Book zum SAP Solution Manager zur Verfügung gestellt. Der Leitfaden wurde erstellt, um SAP-Anwendern ohne bzw. mit wenig Erfahrung mit dem SAP Solution Manager Anhalts­punkte, Vorgehensweisen und Empfehlungen zu geben.
www.dsag.de/go/SolMan1.1


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