Wer die SEPA-Umstellung (Single Euro Payments Area) im Personalwesen nicht rechtzeitig durchführt, könnte im Februar 2014 ein Problem mit seinen Mitarbeitern bekommen. Dann nämlich, wenn das Gehalt nicht überwiesen wird, weil Banken keine V3-Datenträger mehr annehmen. Damit das nicht passiert, sollten sich Unternehmen rechtzeitig auf den Weg machen und umstellen. Die Generali Österreich ist mitten drin im Projekt.

Der frühe Vogel fängt den Wurm. Das Sprichwort könnte für die SEPA-Umstellung gemacht sein. Ist doch heute schon absehbar, dass die Kapazitäten bei Banken, Experten und auch in Unternehmen immer weniger werden, je näher die Deadline 1. Februar 2014 rückt. Bei der Generali Österreich wollen die Entscheider solche Engpässe ver­meiden. Deshalb ist der Startschuss für die SEPA-Umstellung schon früh gefallen. Buch­haltung und Finanzwesen waren die ersten Bereiche, in denen Aktivitäten begonnen wurden. Seit Februar 2013 ist das Personalwesen hinzugekommen.

Generali Österreich

Die Generali Gruppe ist Österreichs drittgrößte Versicherungsgruppe. Die drei Versicherungsunternehmen der Gruppe bieten ein komplettes Spektrum an Versicherungs- und Vorsorgeprodukten, die durch umfassende Assistance- und Finanzdienstleistungen ergänzt werden. Zwei Millionen Kunden werden in Österreich betreut. Das Unternehmen zählt über 4.800 Mitarbeiter.
www.generali.at

Dreigeteiltes Projekt

Gute Vorbereitung ist alles. Daher beschäftigt sich Stefan Bancsich seit mehr als zweieinhalb Jahren mit SEPA. Er ist SAP-HR-Landesmodulverantwortlicher Österreich bei Generali und für das SEPA-Projekt im Bereich Personalwesen zuständig. Die dreistu­fige Umstellung startete im Februar 2013: Bis Ende März erfolgte die Bereinigung der Banktabelle. Wurde doch festgestellt, dass teilweise die SWIFT-Codes fehlen. Diese sind jedoch die Voraussetzung für eine störungsfreie Zahlungsabwicklung. Dieser Teil des Projekts ist bereits abgeschlossen.

In der zweiten Projektphase ist das Team um Stefan Bancsich damit beschäftigt, die Umstellung von IBAN und SWIFT/BIC im HR-System durchzuführen. In Österreich müssen die folgenden Infotypen in der SAP-Lösung umgestellt werden: 

    •    0009 Bankverbindungen

    •    0011 Externe Überweisungen

    •    0136 Pfändung Überweisung Österreich

Zuvor gilt es, die Daten zu bereinigen, bevor alles an die Stuzza zur Überprüfung geschickt werden kann. Die Stuzza ist die Gesellschaft, die die IBANs in Österreich generiert. Stefan Bancsich erklärt: „Wir senden Daten aus dem System wie die Kontonummer und die Bankleitzahl zur Stuzza und erhalten Kontonummer, Bankleitzahl, IBAN und BIC zurück und einen Status quo, ob das o.k. ist. Die IBANs spielen wir dann wieder in unser System ein.“ Das ist der richtige Weg. Wichtig zu wissen ist, dass man vom Gesetz her nicht aus der Bankleitzahl und der Kontonummer eine IBAN generieren darf. Der SEPA-Experte Bancsich warnt daher: „Im Internet gibt es zwar Programme, die das machen. Es ist aber verboten. Die Stuzza garantiert, dass die Daten, die wir zurückbekommen, stimmen.“

Stefan Bancsich

Bevor die Daten aber an die Stuzza verschickt werden können, muss noch gecheckt werden, ob sie noch stimmen. Hier besteht ein gewisser Aufwand, wenn es sich etwa um Mitarbeiter wie Pensionisten bzw. Rentner handelt, die aus dem Unternehmen g ausgeschieden sind. So hat das SEPA-HR-Team beispielsweise entdeckt, dass Überweisungen seitens der Bank trotzdem ausge­führt werden, obwohl die angegebene Bank­leitzahl nicht mehr stimmt, weil Banken sich etwa zusammengeschlossen haben. Das Geld ist immer angekommen. In der Personalabteilung wusste man von der Änderung nichts, was bisher auch kein Problem war. Das hat sich geändert, da sich jetzt keine IBAN mehr bestimmen lässt. Dinge wie diese müssen nachgeprüft werden und das braucht Zeit. Schließlich sind die Ehemaligen nicht immer einfach zu erreichen. Dafür gilt es einen aus­reichenden Vorlauf einzuplanen. Könnte es sich doch im Worst Case um mehrere Hundert Überweisungen handeln, die manuell nachbearbeitet werden müssen. Stefan Banc­sich ist optimistisch: „Durch eine gute Vor­ar­beit haben wir schon einiges abgefangen. Es werden aber trotzdem an die 100 Überweisungsdaten sein, bei denen wir im Vorfeld nachforschen müssen.“ Bis Ende Mai soll die zweite Projektphase abgeschlossen sein. 

Datenträgerformat ändern

Im dritten Teil des Umstellungsprojekts werden schließlich die Überweisungen mittels IBAN + SWIFT/BIC SEPA-fähig und die Hausbanken IBAN-fähig gemacht. Außerdem muss auf den neuen Zahlweg umgestellt werden (Transaktion FBZP).

Durch eine gute Vor­ar­beit haben wir schon einiges abgefangen. Es werden aber trotzdem an die 100 Überweisungsdaten sein, bei denen wir im Vorfeld nachforschen müssen.
Stefan Bancsich
Generali

Hierbei handelt es sich um ein technisches Teilprojekt, in das die Fachabteilung nicht so stark involviert ist. Im Anschluss daran heißt es: testen, testen, testen. Wenn alle Umstellarbeiten abgeschlossen sind, tastet sich das SEPA-Team in kleinen Schritten vor: „Die Überweisung, die Ende Juli zur Bank geht, werden wir mit einer kleinen Firma, die fünf Mit­arbeiter hat, durchführen. Sollte dabei etwas schiefgehen, kann ich das ganz schnell korrigieren und manuell überweisen. Wenn das funktioniert, nehmen wir uns im nächsten Monat drei Firmen mit insgesamt 150 Mitarbeitern inklusive Pensionisten vor“, beschreibt Stefan Bancsich. Bis Ende Septem­ber soll dann österreichweit alles umgestellt und der Bankdatenträger auf SEPA sein.

Was es zu beachten gilt!

Während der inhaltlichen Auseinander­setzung mit dem Thema sind die Experten bei der Generali auf mehrere Herausforderungen gestoßen, an die andere Betroffene unbedingt denken sollten. Normalerweise sehen die Mitarbeiter bei der Generali ihren Gehaltszettel im SAP-Portal, außer die über 2.000 Pensionisten. Ihnen kommen entspre­chende Informationen über die Banküberweisung zu. So schickt die Generali die notwendigen Informationen mit einem Datenträger zur Bank. Beim alten V3-Format gab es dafür 5 Zeilen mit je 70 Zeichen, um Informationen wie Bruttogehalt, Abzüge, Steuer etc. darzustellen. „Jetzt haben wir das Problem, dass mit dem SEPA-Format nur noch eine Zeile mit 140 Zeichen mitgeschickt wer­den kann. Auf Postversand umsteigen wollen wir aus Kostengründen nicht“, beschreibt Ste­fan Bancsich die Herausforderung, für deren Lösung auch Zeit eingeplant werden muss.

So gilt es etwa, Bankdaten-Schnittstellen zu anderen Systemen zu prüfen. Bei der Generali gibt es beispielsweise eine Pensionskassensoftware, die Daten mit dem SAP-System austauscht. Hier werden Bankdaten hin- und hergeschickt. Diese Schnittstelle muss auf IBAN geändert werden.

Weiterhin sollte man daran denken, die Employee Self Services (ESS) umzustellen. Das erfolgt bei der Generali zentral. Der Trick dabei ist, dass ab einem bestimmten Zeitpunkt – hier wurde der 2. Mai gewählt – Mitarbeiter über das Portal im Falle einer Änderung der Bankverbindung die IBAN ein­geben müssen. Eine Sperre im System verhindert seither, dass Kontonummer und Bank­­leitzahl im System landen. Oder auf den ent­sprechenden Formularen.

Formulare ändern

In jedem Personalbereich wird mit vielen Formularen gearbeitet. Bei Gehaltszetteln werden Bankleitzahl und Kontonum­mer angedruckt. Auf dem Eintrittsformular muss ein neuer Mitarbeiter beispielsweise ausfüllen, wohin das Gehalt überwiesen wer­den soll. Das muss ebenfalls alles auf IBAN umgestellt werden. So gibt es viele Dinge, die es zu beachten und zu ändern gibt. Das sind zwar auf den ersten Blick vielleicht Kleinigkeiten, aber die Summe macht’s.

Vielen Firmen ist der Aufwand erst in diesem Jahr so richtig bewusst geworden. Im HR-Bereich haben laut Meinung von DSAG-Arbeitsgruppensprecher Stefan Bancsich die Projekte jetzt so richtig angefangen. „Ich kenne niemanden, der schon komplett umgestellt hat, die meisten sind noch dran.“ Bei den Treffen der österreichischen HR-Gruppe wird aktuell immer über SEPA gesprochen. Der Informationsbedarf ist nach wie vor hoch und der Erfahrungsaustausch wichtig, damit am 1. Februar 2014 bei den Banküberweisungen nicht der Wurm drin ist und alles glatt durchläuft.

Arbeitsgruppe Personalwesen Österreich

Mit über 250 registrierten Mitgliedern ist die Arbeitsgruppe Personalwesen Österreich die größte im Land. Über 50 Teilnehmerinnen und Teilnehmer treffen sich bei den viermal jährlich stattfindenden Sitzungen. Die Gruppe hat landesspezifische Themen im Fokus. Aber auch Erfahrungsaustausch und Einflussnahme werden großgeschrieben.



Bildnachweis: DSAG 


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