Ein einheitliches europäisches Vertriebskonzept benötigt eine einheitliche IT-Lösung, die dieses unterstützt. Diese Erfah­rung machte die TRILUX GmbH & Co. KG im Jahr 2013. Planvoll und konsequent wurde der Weg verfolgt, um in neue Dimensionen in puncto Zugriffszeiten und Auswertungsmöglichkeiten vorzustoßen. Das Ziel heißt: Information on demand.

Manchmal ist es nur ein kleiner Hinweis einer fähigen Innendienstführungskraft aus einer ausländischen Niederlassung, der ganz neue Anforderungen an die Technologie und Verarbeitungsgeschwindigkeit stellen kann. So geschehen bei der TRILUX GmbH & Co. KG. Dass die Unternehmenssoftware des Spezia­listen für Leuchten und Lichtlösungen ca. 30 bis 40 Sekunden benötigte, bis ein Vertriebs­beleg im System geöffnet war und bearbeitet werden konnte, erregte die Aufmerksamkeit der Kollegin. Ein Zeitraum, der nur schwer als „normal“ oder „nicht zu ändern“ hingenommen werden kann. Und besonders wenn die Verzögerung gerade dann auftritt, nachdem in einem groß angelegten Projekt der komplette europäische Vertrieb, von der Anfrage über das Angebot bis hin zur Auftragsbearbei­tung, in einem einzigen, einheitlichen ERP-Prozess zusammengefasst wurde, inklusive har­mo­nisierter Stamm- und Kundendaten.

Hard- und Software ertrinken in Datenflut

Ein Problem, das so gar nicht in die Welt eines Unternehmens passt, das durch perma­nente Innovationsschübe seine Marktführer­schaft in Deutschland hält und sich auch inter­national in der ersten Reihe behauptet. Folg­lich wurde die Performance überprüft, die Pro­zessauslastung, die Antwortzeiten der Da­­ten­banken, kurz, jeder „Stein“ in der IT wur­de um­gedreht. „Wir erstellen jedes Jahr meh­rere zehntausend Angebote und Aufträge mit vielen Positionen, die ihre Konditionen in einer großen Tabelle hinterlegen. Das können dann schon gut und gerne 760 Millionen Ein­träge werden“, macht Marcus Gerke, CIO der TRILUX GmbH & Co. KG und Mitglied des DSAG-CIO-Beirats, eine beeindruckende Ist-Analy­se auf. Bei derartigen Zahlen kommt jede Soft­ware und Hardware unweigerlich an ihre Grenzen.

Eine Lösung musste her, und die wurde mit SAP HANA auch gefunden. Von der ersten In­for­mation über das innovative SAP-Produkt bis zur Entscheidung bedurfte es keiner gro­ßen Überzeugungsarbeit von Seiten SAP. „Aus der technischen Beschreibung haben wir schnell gesehen, dass wir hier einen klaren Gewinn erzielen können. Da brauchte es keine weiteren Erläuterungen. „Wir haben die an­gegebenen Werte mit unseren Analysen abge­glichen und festgestellt, wenn wir von einer möglichen Beschleunigung des Zugriffs um das Tausendfache auch nur zehn Prozent er­reichen, ist das genau das, was wir benötigen“, bringt Marcus Gerke den Entschei­dungs­­pro­zess auf den Punkt.

Replikationsserver als Schwachpunkt



Die technische Installation von SAP HANA dauerte lediglich zwei Monate. Und dann wur­de es doch noch etwas aufwendiger. Letztlich war es der Replikationsserver, der anfangs die komplette Performance des gesamten globa­len TRILUX-Netzwerkes nach unten zog. Nach­dem entsprechende Einstellungen vorgenom­men wurden, damit der Server nicht die gesamte Netzwerkverbindung beansprucht,

Wenn wir von einer möglichen Beschleunigung des Zugriffs um das Tausendfache auch nur zehn Prozent erreichen, ist das genau das, was wir benötigen.
Marcus Gerke
CIO der TRILUX GmbH & Co. KG

 ist nun alles gut. „Wir waren mit diesem Projekt sehr früh dran. Ich glaube, derartige Probleme würden heute nicht mehr auftreten, da wir aktuell in Bezug auf die zwischenzeitlich eingespielten Patches für den Replikationsserver auf einem ganz anderen Level sind als im Herbst 2012“, gibt Marcus Gerke Entwarnung. Aber daraus haben der CIO und sein Team auch wichtige Lehren gezogen. „Wie im­mer ist es nicht damit getan, einen Server zu kaufen, ihn zu installieren und mit dem System zu verbinden. Da muss alles fein aufeinander abgestimmt werden. Der Replikations­mechanismus, also wie die ERP-Daten mög­lichst schnell und reibungslos nach SAP HANA kommen, wie lange das dauert etc., all das muss geprüft und getestet werden. Dafür sind dann auch wirklich die SAP-Experten vor Ort gefragt“, ergänzt Marcus Gerke.

Von 13 Minuten Wartezeit auf 20 Sekunden

SAP HANA läuft aktuell im Side-by-Side-Modus mit SAP ERP aktiv. Rund 30 Tabel­len sind momentan abrufbar und der Wechsel von der Datenselektion in SAP HANA und dem Schreiben in der normalen Datenbank funk­tioniert ebenfalls. Der Weg auf ein reines SAP ERP on HANA ist damit geebnet und kon­krete Gespräche mit SAP, wie der letzte Schritt erfolgen kann, laufen. Aber auch jetzt schon kann die Technologie ihre Stärken ausspielen. Wenn früher ein Produktionsplan disponiert werden sollte, gingen gut und gern bis zu 13 Minuten ins Land, bis eine Auftragsliste komplett auf dem Bildschirm erschien. „Aus diesem Grund wurde die Liste morgens einmal aufgerufen und den ganzen Tag nicht mehr angerührt. Das heißt im Umkehrschluss, die Welt dreht sich in der Zwischenzeit weiter, was sich aber nicht sofort in der Datengrund­lage widerspiegelt, mit der aktuell gearbeitet wird“, schildert Marcus Gerke die Ausgangslage. Heute dauert es lediglich 20 Sekunden, bis die kompletten Daten auf dem ak­tuellsten Stand zur Verfügung stehen. Damit ist eine viel bessere zeitnähere Planung möglich – in Near-Realtime.

Auch für den Disponenten ist es jetzt viel ein­facher, einen Überblick über die Verwendung der Materialien zu erhalten, die er bewegt. Das ging früher teilweise über Erfahrungswerte, weil es einfach nicht möglich war, die entsprechenden Zahlen in einem angemessenen Zeitraum zu erheben. Jetzt steht quasi das komplette Spektrum der Stammdaten­ver­waltung „online“ zur Verfügung.

SAP HANA hilft nicht sofort sparen

Den schnellsten Return on Investment erwartet Marcus Gerke aber in der Kommunikation zwischen Vertrieb und Kunde. Wenn ein Kunde telefonisch anfragt, müssen die Sys­teme sofort Auskunft geben. Kann eine Antwort sofort gegeben werden, ist allein schon das gute Gefühl viel wert, das sich bei beiden Parteien einstellt. Dass Reports oder Transaktionen, die früher viel Zeit in Anspruch nahmen, jetzt deutlich schneller abgewickelt werden können, ist bislang noch der zentrale Nutzen durch SAP HANA. Dazu passt die Erkenntnis: SAP HANA spart nicht sofort und in harten Euros, aber die Entlastung der Anwender und das Optimierungspotenzial, das in der täglichen Arbeit freigelegt wird, ist durchaus beachtlich.

Information on demand realisieren

Auch aus diesem Grund wird an der Zu­kunft bereits intensiv gearbeitet. Marcus Gerke beschreibt das aktuelle Vorgehen folgendermaßen: „Wir haben sozusagen drei Säulen aufgestellt: In der ersten sammeln wir Transaktionen, die mit der alten Technik gar nicht mehr gingen, mit HANA aber wieder reaktiviert werden können. In der zweiten befinden sich Transaktionen, die jetzt deutlich schneller gehen, und in der dritten solche, die bislang gar nicht realisiert werden konnten.“ Ge­rade für neue Transaktionen oder Prozesse ist die Kreativität der Fachbereiche gefragt. „Wir können heute dazu auffordern, darüber nachzudenken, was sich noch besser und ein­facher realisieren ließe, wenn alles ganz schnell gehen würde. Das ist gar nicht so ohne. Da ist jeder Einzelne gefordert“, beschreibt Marcus Gerke eine vergleichsweise „angenehme“ Herausforderung, die SAP HANA für die Mitarbeiter mit sich bringt.

Das sind die ersten Schritte, die TRILUX mit SAP HANA gegangen ist, und weitere werden folgen. Vielleicht sogar mit Auswirkungen auf die Arbeitsweisen der Mitarbeiter und auf Bereiche, die vielleicht noch niemand auf dem Schirm hat. Das Ziel heißt Information on demand – „und das“, so Marcus Gerke, „können wir mit SAP HANA fabelhaft realisieren“.

Trilux GmbH & Co. KG

Die TRILUX GmbH & Co. KG ist ein international agierender Mittelständler mit Hauptsitz in Arnsberg. Als weltweit tätiger Hersteller von Lichtlösungen beschäftigt das Unternehmen mehr als 5.500 Mit­arbeiter an neun Produktionsstand­orten in Europa und Asien sowie in zwölf europäischen Tochter­gesell­schaften und fünf regionalen Kompetenz-Centern in Deutschland.
www.trilux.com



Bildnachweis: DSAG, Trilux GmbH & Co. KG


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