„Im ERP-Standard bleiben“, lautet das Mantra bei der Roth Werke GmbH, egal ob große, mittlere oder kleine Gesellschaften IT-seitig unterstützt werden müssen. Und auch bei kleinsten internationalen Niederlassungen gilt: SAP-Standard für alle! Mit SAP Business One.

„Wir haben in unserem SAP-ECC-System nur eine einzige Modifikation und es gibt einen Report, der überwacht, ob die Modi­fi­kation noch aktiv ist“, Michael Benner, EDV-Leiter der Roth Werke GmbH, ist da unerbittlich. Denn: Standard ist Trumpf in der 1.100 Mitarbeiter zählenden Unternehmens­gruppe aus dem Bereich der Gebäude- und Industrietechnik mit Hauptsitz in Dautphetal-Buchenau, Mittelhessen. Das gilt vor allem auch für die Wahl der ERP-Systeme in den einzelnen Gesellschaften weltweit. Hier gibt es klare Regeln: In Gesellschaften mit Pro­duktion oder einer Größe ab etwa acht Anwendern kommt SAP ECC zum Einsatz. In Gesellschaften, die kleiner sind, SAP Busi­ness One. Insgesamt sind heute 18 Standorte mit SAP-Standardsoftware abgedeckt.

Do IT yourself

1996 fand die erste Einführung von SAP R/3 statt. Heute nutzen 14 von der Größe und Branche recht heterogene Gesellschaften (neun bis 160 User) die Softwarelösungen. Die Rollouts übernimmt die IT-Abteilung, unterstützt durch die Key-User aus den Fach­abteilungen, mittlerweile selbst. Nur bei den ersten fünf SAP-Einführungen (die ersten drei davon gleichzeitig) hat sie sich externe Hilfe geholt. Und auch bei den Updates verlassen sich die Mitarbeiter um Michael Benner, EDV-Leiter, auf ihre eigene Kompetenz. Das sollte auch bei der Einführung von SAP Busi­ness One in den kleineren Auslandsgesellschaften die Marsch­route sein.

Bis es aber so weit war, musste das Team einige Erfahrungen sammeln, die das Do-it-yourself-Prinzip der IT-Abteilung auch teilweise infrage stellten. Das hing mit den per­sonellen Rahmenbedingungen zusammen. In größeren Gesellschaften gibt es zumeist mehrere Sparringspartner, die sich in der kompletten Bandbreite des Finanzwesens sowie den nationalen rechtlichen Anforde­run­gen gut auskennen. Bei kleineren Gesell­schaften sieht das anders aus. „In Italien haben wir angefangen zu customizen, dach­ten, wir sind fertig, aber dann kam die Unsicherheit der Anwender wegen gesetzlicher Anforderungen“, beschreibt Michael Benner die Projektarbeit. „Drei Wochen vor der geplanten Einführung mussten wir doch eine Beraterin hinzuziehen. Innerhalb eines Monats erfolgte dann die Umsetzung, basierend auf unserer Vorbereitung“, bricht der Chief Information Officer (CIO) eine Lanze für externe Hilfestellung im Ziel­land. Zwei User arbeiten dort heute mit dem System

Michael Brenner, EDV- Leiter, Roth-Werke GmbH

Ähnliche Erfahrungen machte das Business-One-Team in Polen. Standards aus der Un­ter­nehmenszentrale standen im Widerspruch zur Meinung der Kollegin und dem Wirt­schafts­prüfer im Land. Es ging darum, ob die Kontenfindung nach Warengruppen erfol­gen kann oder nach Lägern erfolgen muss. Zum Schluss konnte die vom Beratungshaus als übliche Praxis bei deutschen Mutter­gesellschaften vorgeschlagene Vorgehensweise in Polen doch realisiert werden. Die ex­terne Unterstützung half zudem, die vorhandenen Sprachbarrieren in der Auslands­gesellschaft zu überbrücken. Sechs Busi­ness-One-An­wender nutzen dort heute die Software. Im Jahr 2010 erfolgte dann die nächste Einführung in England – diesmal kom­plett ohne externe Unterstützung. Die Kompetenz der Kollegen sowie die Kommunikation in der Muttersprache ermöglichten eine reibungslose Abwicklung.

Großer Aufwand für Formulare

Bei allen Einführungen hat die Anpassung der Formulare auf Sprache und Anforderungen der jeweiligen Gesellschaften im Verhältnis viel Zeit gekostet. Die Anpassung der Formulare erfolgte durch die IT-Abteilung mit dem Print-Layout-Designer. Auch für künftige Einführungen will man bei Roth diese Vorgehensweise pflegen. „Wir verwen­den kein unternehmensspezifisches Template, wenn wir eine Gesellschaft anlegen. Wir starten bei null, nehmen den in der jeweiligen Landesausprägung von Business One mit­gelieferten Standard“, so das Fazit von Michael Benner. Das erspart unnötige Experimente und vereinfacht das Testen. SAP-Standard ist eben Trumpf!

Bildnachweis: DSAG


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