„Gute Besserung“ wird in Arztpraxen, im Freundes- und Kollegenkreis sowie von Angehörigen gewünscht, wenn die Gesundheit nicht mitmacht. Doch was können kranke Arbeitnehmer in so einer Zeit überhaupt nicht brauchen? Bürokratie und Zettelwirtschaft! Ab 01.07.2022 soll sich genau das ändern – mit der digitalen Krankmeldung. Doch mit dem elektronischen Meldeverfahren bei Arbeitsunfähigkeit gehen auch Herausforderungen für die staatliche Personalverwaltung einher. Um diese erfolgreich zu meistern, hat das Bayerische Staatsministerium der Finanzen und für Heimat (StMFH) an einem SAP-Pilotprojekt zur digitalen Krankmeldung teilgenommen.

Die Herausforderungen, vor denen das Bayerische Staatsministerium der Finanzen und für Heimat derzeit steht, sind vielfältig. Besonders wirkt sich jedoch die Corona-Pandemie aus. „Hier haben sich die Stärken der Digitalisierung gezeigt, die auch unabhängig von der Pandemie weiter voranschreitet“, weiß Frank Fischer vom StMFH. Das spiegelt sich u. a. in der gesetzlichen Regelung zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wider. Aber auch das E-Rechnungsgesetz, das Online-Zugangsgesetz oder das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs und viele andere mehr sind Themen, die derzeit im IT-Umfeld der Verwaltung vorangebracht werden müssen.

Bayerisches Staats­ministerium der Finanzen und für Heimat

Im Geschäftsbereich des Ministeriums sind rund 32.000 Beschäftigte tätig. Das Haushaltsvolumen 2020 im Geschäftsbereich belief sich auf einen Betrag von rund 3 Mrd. Euro.

stmfh.bayern.de
Bürgernahe Verwaltung

Der Experte ist sich sicher, dass die IT dabei unterstützen muss, die Verwaltung möglichst sicher und bürgernah aufzustellen. Durch die Digitalisierung verändern sich die Arbeitsprozesse in der Staatsverwaltung, sie wird schneller, ökonomischer und ökologischer. Unter anderem ist das StMFH in der Bayerischen Staatsverwaltung für technische Angelegenheiten der digitalen Verwaltung zuständig und verantwortet somit die Rechenzentren, die Basiskomponenten zur Unterstützung der staatlichen Verwaltung sowie die IT-Sicherheit. „Durch die Ansiedelung der zentralen IT-Infrastrukturdienste im Geschäftsbereich des StMFH entstehen starke Bündelungs- und Synergieeffekte“, erläutert Frank Fischer. Dies helfe auch dabei, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung entsprechend umzusetzen.

Das elektronische Meldeverfahren bei Arbeitsunfähigkeit (AU) von Arbeitnehmern wird ab 01.07.2022 verpflichtend bundesweit eingeführt. „Konkret bedeutet das, dass der gelbe Zettel wegfällt und auch hier die Digitalisierung Einzug hält“, fasst Martina Weiß vom StMFH zusammen. Derzeit wird ein Arbeitgeber über die ärztliche Krankschreibung durch die gesetzlich Versicherten informiert, indem sie die typische gelbe Bescheinigung vorlegen oder per Post schicken. Ab 01.07.2022 brauchen gesetzlich Versicherte keine AU-Bescheinigung mehr beim Arbeitgeber vorzulegen. Es reicht, wenn sie den Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit informieren. Eine Bescheinigung vom Arzt bekommen sie nur noch zu eigenen Dokumentationszwecken.

„Von der Arztpraxis wird die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung stattdessen digital an die Krankenkasse übermittelt. Der Arbeitgeber muss die AU-Bescheinigung dann elektronisch bei der gesetzlichen Krankenversicherung in Form eines Meldeverfahrens abrufen“, erläutert die Expertin. Er erhält dann den Namen des Beschäftigten, den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der ärztlichen Feststellung und die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung.

Für den Freistaat Bayern bedeutet diese Umstellung, dass die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) künftig von einer zentralen Drehscheibe, dem Bezügeverfahren VIVA, abgerufen wird. Dabei handelt es sich um ein SAP-Human-Capital-Management-System. Die Umsetzung geht mit einer Prozessänderung einher und ist daher in fachlicher, organisatorischer und technischer Hinsicht eine große Herausforderung. „Wir haben mehr als 6.000 Beschäftigungsbehörden in Bayern, davon rund 4.500 Schulen. Hinzu kommen weitere Arbeitgeber, für die das Landesamt für Finanzen die Bezüge abrechnet. Alle bei diesen Stellen zuständigen Beschäftigten im Personal-Management werden Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für rund 150.000 Beschäftigte künftig digital abrufen“, so Martina Weiß.

Weniger Papier, mehr Nachhaltigkeit

Mit dem neuen Prozess wird weniger Papier benötigt, was der Umwelt zugutekommt und gleichzeitig Kosten spart. „Auch wenn das elektronische Meldeverfahren auf Arbeitgeberseite möglicherweise bei der Umstellung zu erhöhtem Aufwand führt: Perspektivisch ist ein volldigitaler Prozess mit bestmöglicher digitaler Unterstützung der personalverwaltenden Stellen das Ziel“, sagt Frank Fischer. Im Geschäftsbereich des StMFH wird auch das integrierte Verfahren VIVA verantwortet, mit dem sowohl die bezüge- als auch die personalverwaltenden Stellen aller Ressorts arbeiten. Insofern ist das StMFH nicht nur in seiner Rolle als Arbeitgeber, sondern auch als Dienstleister betroffen und stellt den eAU-Prozess für die gesamte Staatsverwaltung zur Verfügung.

Damit das ab dem Stichtag reibungslos funktioniert, hat der Freistaat Bayern in einem Pilotprojekt gemeinsam mit SAP die Soll-Prozesse erhoben und die Meldewege technisch ausgestaltet. „Zunächst wurden intern unsere Arbeitsanleitungen, Formulare und Verfahrensbeschreibungen gesichtet, und es wurde überlegt, wie der zukünftige Ablauf aussehen könnte bzw. welche Anforderungen wir haben. Anschließend ging es in einen Workshop mit anderen Pilotkunden und SAP“, beschreibt Martina Weiß das Vorgehen.

Der Freistaat Bayern wurde von einer Expertin aus der Technikabteilung und einem Fachexperten aus dem Landesamt für Finanzen vertreten. Auch auf besondere Fallkonstellationen und Wünsche für den SAP-Standard aus Kundensicht wurde innerhalb des Pilotprojekts eingegangen. „Bei den Soll-Prozessen wurden Fragestellungen behandelt, wie nach welchen Kriterien eine Abwesenheit eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsanfrage auslöst und was mit der eAU-Rückmeldung bei Krankheit erfolgen soll. Zudem hat SAP abgefragt, wie sich die Kunden die Anzeige der eAU im SAP-System wünschen“, sagt Martina Weiß. Diskutiert wurde z. B., was passieren soll, wenn gesetzlich versicherte Beschäftigte ärztliche Leistungen im Ausland oder privatärztliche Leistungen in Anspruch nehmen, wenn es sich um einen Arbeitsunfall handelt, ein Wochenende zwischen zwei eAU-Meldungszeiträumen liegt oder die eAU gegebenenfalls aufgrund der ärztlichen Einschätzung rückwirkend geändert wird.

Technische Hürden meistern

Gleichermaßen ging es innerhalb des Projekts auch darum, technische Herausforderungen zu erörtern. „Die größte Herausforderung für uns im Freistaat Bayern war nicht primär der Prozess des Abrufs der eAU bei der gesetzlichen Krankenversicherung, sondern die Weitergabe der eAU an einige zuständige Personalstellen. Denn in Bayern gibt es zwar das zentrale SAP-System VIVA für die Bezügeabrechnung, in das auch die meisten personalverwaltenden Stellen inte­g­riert sind. Aber wir rechnen z. B. auch für rechtlich selbstständige Dritte ab“, beschreibt die Expertin die Problematik. Zudem seien die Behörden unterschiedlich organisiert, weshalb der Freistaat Bayern bei der Rückmeldung der eAU nicht ausschließlich auf den SAP-Standard setzen kann.

„Von Seiten VIVA gehen wir davon aus, dass SAP ein entsprechendes Meldeverfahren im Standard ausliefern wird, das wir ohne Modifikationen übernehmen können. Da die Organisation Bayerns recht komplex ist und die eAU auch an personalverwaltende Stellen ohne VIVA-Zugriff und rechtlich selbstständige Dritte übermittelt werden muss, müssen die eAUs wohl auch an andere Systeme übertragen werden“, so Martina Weiß. Beispielsweise ist auch eine Übertragung an die digitale Personalakte denkbar. Hier sind IT-seitig u. a. die klassischen Schutzziele der IT-Sicherheit essenziell, insbesondere die Vertraulichkeit und Integrität der Datensätze.

Perspektive: Voll digitalisiert

Insgesamt beurteilen Martina Weiß und Frank Fischer den neuen Prozess durchaus positiv. „Wir wollen die eAU weitestmöglich zu unserem Vorteil nutzen. Das ist natürlich nur in dem Bereich möglich, in dem die gesetzliche Regelung zur eAU greift. Da sie zunächst nur für gesetzlich Versicherte ausschlaggebend ist, wird weiterhin der bisherige Prozess für die Privatversicherten vorgehalten“, stellt Frank Fischer klar. Zudem bekommen die gesetzlich Versicherten weiterhin einen „gelben Zettel“ in der Arztpraxis ausgehändigt. Auf dem Weg zu einem vollständig digitalen Prozess wird durch die jetzige Regelung ein wichtiger Schritt gemacht, das Ziel ist aber noch nicht erreicht.

„Zwar sind noch nicht alle Überlegungen hinsichtlich des neuen Prozesses abgeschlossen, jedoch steht schon heute fest, dass perspektivisch der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit beim Freistaat Bayern volldigital erfolgt“, ordnet Frank Fischer ein. Zudem wird derzeit die „Digitale Personalakte“ pilotiert, in welche die eAU auch Eingang finden könnte.

Das Bayerische Staatsministerium der Finanzen und für Heimat ist damit jedoch noch längst nicht am Ende seiner Digitalisierungs-Agenda angelangt. Auch IT-Sicherheit, die verwaltungsinterne Infrastruktur auszubauen, das Online-Zugangsgesetz umzusetzen, die digitale Souveränität zu fördern und den digitalen Rechnungseingang zu ermöglichen, stehen u. a. noch auf dem Programm. Grundsätzlich ist die Marschrichtung klar: Mit Hilfe der Digitalisierung umfangreiche Vorteile für die interne Staatsverwaltung im Bereich der Sachbearbeitung wie auch für die Bürger bzw. die Beschäftigten zu schaffen.

 

Bildnachweis: Daniella Winkler, iSTock

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